חלק מהמכתבים מסתיימים בצורה מעורפלת עד שהנמען נותר אובד עצות: עליכם לקרוא מחדש את הטקסט בכדי להבין את המהות. בגלל חוסר זמן, המקבל יכול לזרוק מכתב או להסיח את דעתו על ידי משהו וכבר לא להתעמק במצב המתואר. סיום ברור, תמציתי ומיומן מדגיש את הכבוד לקורא ועוזר להגיב במהירות לבקשה או לבקשה.
מדריך הוראות
1
ציין בשלוש פסקאות את מה שרצית לומר. נראה כי המחשבות נאמרות בבירור, אך תפיסת המידע תלויה במצב הקורא. לכן, קרא מחדש את הטקסט וכתוב שלוש מחשבות עיקריות בנפרד. זה יכול להיות עובדות, תאריכים, שמות וכו '. זה לא זקוק לרגשות, כתוב בקצרה, בכמה מילים, כי אתה רק צריך לעשות מלאי, זכור את הנקודות העיקריות.
2
כתוב שלוש פעולות שעל מקבל ההודעה לבצע. התגובה של אנשים יכולה להיות בלתי צפויה. נראה לך שאפשר להגיב באופן חד משמעי למידע שהוצג, אך אדם עושה זאת בהתאם להרגלים וכוונות אישיות. אם אינך מציין בבירור את מה שאתה מצפה מהקורא, הוא לא יבין או יגיד שהוא לא הבין.
3
סדר את הרשימה שהושגה בשלבים הקודמים בסדר יורד של חשיבות. סיום המכתב מזכיר לפעמים את המילה האחרונה בישיבת בית המשפט: הרושם של מקבל המכתב, מסקנותיו והשלכותיו תלויים בכך. הסר פריטים מהרשימה שניתן להשמיט מבלי להשפיע על משמעות ההודעה. הצב את הרשימה הקצרה שנותרה בסוף המכתב כך שהקורא לא יחסר דבר.
4
ציין את התאריכים. אם אתה מחכה לתגובה למכתב, ציין את הציפיות שלך. יש אנשים שיש להם נטייה למשוך אל האחרון, ולכן ציון על זמן מסוים עשוי להיות לא תקין.
5
השאירו פרטי קשר. הכתב שלך אמור להיות מסוגל למצוא במהירות את הטלפון שלך. צפו מצבים כאלה ובמקרה, הכניסו את המידע הדרוש למכתב, גם אם אתם בטוחים שיש לנמען.
6
היה אדיב, תגיד משהו נחמד, תודה על זמנך. הנמען יהיה בעל סיכוי גבוה יותר להגיב וליצור איתך קשר מהר יותר אם המכתב שימח אותו או הציל אותו מחוויות לא נעימות.
ז
הקפידו לחתום על ההודעה בשם: זה יוצר תחושה של תקשורת אמיתית. חשוב שהאדם יתמקד בתשובה וייקח אותה באחריות. קבע דוגמא ואנשים יתייחסו אליך באותה דרך.
