עסקי ארכיון עלו בקשר עם הצורך בהצטברות, שיטתיות ואחסון מידע. אך ראשית, ארכיונים נוצרו כדי לענות על צורכי הרשויות והאזרחים בהשגת המידע האבוד המאוחסן בקפידה בארכיון. כאשר יש צורך לשחזר מידע על קרובי משפחה, מידע בעל אופי סוציו-משפטי או אחר, יש צורך לכתוב בקשה לארכיון המתאים.
מדריך הוראות
1
בארכיונים כללים מסוימים לעיבוד בקשות מאזרחים, ישויות משפטיות ורשויות, לכן המפתח להצלחה הוא עמידה בכללים פשוטים. ראשית, על הבקשה להכיל מידע אודות השולח. עבור יחיד, זהו שם המשפחה, השם והפטרנמיקה של הארגון - השם והפרטים המזהים.
2
שנית, עליך לציין את כתובת החזרה שלך בטקסט הבקשה, אחרת עובדי הארכיון פשוט לא יוכלו לשלוח לך תשובה.
3
שלישית, יש צורך לומר בבירור את שאלתך. אם אתה יוצא לאסוף מידע על אבותיך, אינך צריך לתאר בפירוט את ההיסטוריה של משפחתך. אין צורך לנסח משאלות מעורפלות, יש להקדיש תשומת לב מיוחדת לנוסח השאלה. העובדה היא שעל פי הכללים לעבודה עם פניות ובקשות של אזרחים וארגונים, בקשתך תידון קודם כל על ידי ראש הארכיון. הראש יקבע את סיווג הנושא: גנאלוגי, נושאי או סוציו-משפטי. בהתבסס על אופי הבקשה, מנהל הארכיון יעביר אותה למחלקה המתאימה לביצוע. ברור שככל שהנוסח מעורפל יותר כך גדל הסיכוי לקביעה שגויה של אופי הבקשה ומינויו של מוציא לה להורג. הבקשה "תלך" ממחלקה למחלקה ובינתיים תחכה לתשובה.
4
לבסוף, יש לקבוע את היקף המידע המבוקש, למשל כרונולוגי או טריטוריאלי. אין טעם לבקש למצוא את כל שמות השמות שלך, עליך לציין את התקופה הכרונולוגית ואת המסגרת הטריטוריאלית לחיפוש אחר קרובי משפחתך.
שימו לב
ביצוע בקשות אלה הוא בראש סדר העדיפויות עבור הארכיון. אם השירות הצבאי (עבודה) התקיים במספר יחידות צבאיות, מוצגות בקשות לכל יחידה צבאית בנפרד עם השנה והחודש של ההגעה והיציאה. בקשות לאישור פציעה או מחלה מציינות את מספר בית החולים בו הסתיים הטיפול.
עצות שימושיות
סדר ביצוע בקשות בארכיון. בקשות לארכיון מתקבלות בפנייה אישית של אזרחים, בדואר ובדואר אלקטרוני. ביצוע בקשות בארכיון מסודר אם הבקשה מכילה את הנתונים הבאים: שם הארגון המבקש (או שם משפחה, שם פרטי ופטרוניום לאדם), כתובת למשלוח, נושא (שאלה), מסגרת כרונולוגית של המידע המבוקש.
