לכל עמותה ציבורית או מקצועית יש גוף שלט, שעל התדירות המפורטת באמנתו, צריך לכנס את כל המעוניינים לקיים ישיבות דיווח ובחירות. הכניסה לפגישות מסוג זה פתוחה לכל חברי החברה הזו או לנציגים מקבוצות משתתפים, ובדרך זו הם מממשים את זכותם להשתתף בפעילויותיה.
מדריך הוראות
1
חשוב על סדר היום לפגישה. מכיוון שהדו"ח והבחירות הם אחד הנושאים החשובים, ההצבעה במקרה זה צפויה להיות מקסימאלית. לכן, בנוסף לנושאים אלה, אתה יכול לכלול נושאים דחופים אחרים על סדר היום עליהם תדון עם חברי האיגוד שלך. החליטו על המועד והמקום בו תתקיים ישיבת הדיווח והבחירות. החדר בו הוא מתוכנן להיות מוחזק צריך להיות נגיש ומרווח מספיק בכדי להכיל את כולם.
2
הודע לכל המעוניין לקיים ישיבת בחירות לדוחות. לשם כך, שלחו הזמנות המציינות את סדר היום, תאריך ומקום הפגישה. נתק מודעות עם מידע זה במקומות שבהם המספר הגדול ביותר של חברים באגודה זו יכול לראות אותם. במידת הצורך, הכנס הודעה כזו בתקשורת ובטלוויזיה.
3
ארגן את רישום המשתתפים, אשר אמור להתחיל כחצי שעה לפני המפגש. הקצה רשמים במספרים מספיקים כך שלראשית לכל אלה שבאים הזדמנות לציין את הנתונים האישיים שלהם. בדרך כלל זהו שם משפחה, שם פרטי ופטרוניום, הארגון או היחידה המבנית שלו, כתובת מקום הרישום או המגורים, פרטי התקשרות.
4
בחר את יו"ר ומזכיר הישיבה. שים לב שיושב ראש הגוף הנבחר שלך לא יכול להיבחר ליושב ראש הישיבה. במידת הצורך, אם נקבע בחוקי העזר, בחרו בוועדת תעודות הבודקת את אישורי הצירים אם הם נבחרים מקבוצות חברי האגודה.
5
על המזכירה לנהל רישום. בפרוטוקול משקפים את מספר הצירים או חברי האגודה שנכחו בישיבה, הנבחרים כיו"ר, מזכיר ואילו תוצאות ההצבעה.
6
יו"ר הגוף הנבחר מפרסם דו"ח על העבודה שנעשתה. בפרוטוקול משקפים את סך ההצבעה באמצעות הערכה - האם היא מוכרת כמשביעת רצון או לא. על הישיבה לשמוע הצעות להרכב החדש של הגוף הנבחר, לדון ולהצביע על כל מועמד בנפרד. השתקף בתוצאות ההצבעה בפרוטוקול.
ז
לאחר שנדונו כל הנושאים שעלו על סדר היום, יו"ר הישיבה צריך לסגור אותה ולחתום על הפרוטוקול של החזקה ביחד עם המזכירה.
