הודעה טלפונית היא הודעה קצרה אך חשובה שנשלחת באמצעות הטלפון. לפיכך, הם בדרך כלל מודיעים על קיום פגישות, פגישות ומפגשים. ההודעה הטלפונית עשויה להכיל גם צו דחוף של הראש. נכנסות הודעות טלפון שאתה מקבל ויוצא שאתה מעביר. לשני הסוגים יש עיצוב דומה.
מדריך הוראות
1
בפינה השמאלית העליונה של גליון הנייר, מקם את השם המלא של הארגון שלך, ובמידת הצורך, את שם היחידה המבנית, למשל, "ניהול העיר נ '." ולמשרד החינוך.
2
בפינה השמאלית העליונה, הזן את מקבל ההודעה הטלפונית. ציין את המיקום, שם המשפחה והתיבות הראשונות של האדם: "למנהל בית הספר מס '37 איבנוב I.I." אם ישנם מספר נמענים, אינך צריך לציין את שם המשפחה: "למנהלי בתי הספר בעיר נ '." צרף רשימה מלאה של המוסדות שאליהם היא נשלחה להודעת הטלפון.
3
הנח את המילה "הודעת טלפון" ואת המספר הסידורי שלה שתי שורות למטה. להודעת הטלפון היוצאת להלן, ציין את תאריך ההרכבה שלה.
4
לאחר מכן עוקב אחר הטקסט של ההודעה הטלפונית: "ב- 22 בפברואר, בשעה 17.00, תתקיים ישיבה במחלקת החינוך בנושא שיפור פעילותם של בתי ספר בעיר. נדרש בהחלט להראות את מנהלי בתי הספר." בעת הכנת טקסט של הודעת טלפון, הימנע ממילים וביטויים שקשה לשמוע וקשה לבטא אותם. זכרו שההודעה צריכה להיות אינפורמטיבית וקצרה - לא יותר מ- 50 מילים.
5
בעת העברת הודעת טלפון, הגה בבירור את המילים, במיוחד כתובות, שמות משפחה, שמות פרטיים ואמצעיים של אנשים, שמות רחובות, תאריכים וזמני אירועים. בסופו של דבר, הקפידו לקרוא שוב את הטקסט וודאו כי בן שיחכם כתב את הדברים נכון. כשאתה מקבל הודעה בטלפון, הקשיב היטב. אם יש לך שאלות, נקה אותן מייד.
6
תחת הטקסט הראשי נמצא עמדתו, שם משפחתו ותראיותיו של הראש שחתום על ההודעה הטלפונית: "ראש מחלקת החינוך פטרוב פ '." על מסמך יוצא גם להיות חתימה אישית שלו.
ז
בתחתית העמוד, ספק מידע על העובדים שעבדו עם ההודעה הטלפונית. בדרך כלל מונחים בצד שמאל מיקום, שם משפחה ותיבות ראשונים של האדם ששלח את ההודעה, טלפון המשרד שלו, כמו גם התאריך והשעה של ההעברה. מימין המידע על מי שקיבל את המסמך: מיקום, שם משפחה ותראיות, מספר טלפון, תאריך ושעת הקבלה.
8
הודעת טלפון יוצאת נערכת בעותק אחד ונשמרת בתיקיה מיוחדת. עדיף לקבל את ההודעה הנכנסת בשני עותקים: תתן את הראש לראש להמשך עבודה, והשני - תכניס תיקיה לאחסון.
עצות שימושיות
הכן טפסים להודעות טלפון במחשב. הם מאוד נוחים לשימוש. תוכלו להזין מידע לתרשימים הדרושים ביד, מבלי להחליף את הנתונים החוזרים על עצמם שוב. הטפסים יהיו זהים להודעות טלפון נכנסות ויוצאות.
