חיינו הפעילים החברתיים והעסקיים קשורים לרוב בהשתתפות בישיבות מסוגים שונים - בין אם מדובר בישיבת בעלי מניות, אסיפה כללית של חברי קואופרטיב, HOA או כל ישיבות ציבוריות אחרות. תפקידן של ישיבות מסוג זה הוא החלטה ותיעוד של סוגיות חיוניות הנוגעות לפעילותם של ארגונים ציבוריים או גופים משפטיים. ההשתקפות הנכונה במסמכי ההחלטות שהתקבלו בישיבה מאשרת את הלגיטימיות שלהן והיא מסמך משפטי.
מדריך הוראות
1
לצורך עריכת פרוטוקול הישיבה, השתמשו בגיליונות A4 סטנדרטיים של נייר כתיבה. כותרת הפרוטוקול צריכה להכיל את שם המסמך ואת החלק המבוא, ולשקף את הסיבה שבה התקיימה ישיבת האזרחים או בעלי המניות.
2
תחת הכותרת ציין את תאריך הפגישה ואת הכתובת בה התקיימה, וכן את מספר המשתתפים. אם הנוכחים סימנו את השתתפותם על פי גיליון ברור, הדבר צריך לבוא לידי ביטוי גם בפרוטוקול. יש לשקף את צורת הישיבה: על ידי סקר ראשוני, לפי סדר ברור עם נוכחות אישית או באמצעות צורת השתתפות משולבת.
3
ציין את שמות המשפחה, השמות הפרטיים והפטרונימוסים של היו"ר והמזכירה שנבחרו על ידי הישיבה, משקפים את מספר הקולות שהוענקו, נגד ונמנעו על פי מועמדותם.
4
תאר את רשימת הנושאים שעל סדר היום, החל מהדחוף ביותר, ספר אותם וההערות על הנאומים, הדיונים וההצבעה בכל נושא מתחילים במספרו. בהקלטת הנאומים, יש צורך לציין רק את מהותו העיקרית של הדוח שהוצג. יש לפרט אותו בתמציתיות, אך בצורה המוצאת פרשנות כפולה. במידת הצורך ניתן לחבר את הטקסט לנאום לפרוטוקולים. יש למסור את כל הנאומים, ההערות וההערות הרלוונטיות עם השמות המצוינים.
5
רשומה בכל נושא צריכה להסתיים בהחלטה המציינת את תוצאות ההצבעה. לאחר נוסח הדיון בכל הנושאים שעל סדר היום, ציין כי ההחלטה הכללית הכריזה על הישיבה סגורה.
6
חתום על הפרוטוקול על ידי היו"ר ומזכיר הישיבה, הפק אותו בארכיון הארגון שלך או יו"רו.
שימו לב
יושב-ראש קואופרטיבים או ארגוני ממשל"ה אינם רשאים לשמש כיו"ר האגודה.
עצות שימושיות
אם הפרוטוקול נדרש להגשה לרשות חיצונית, ציין בו את תנאי הכנתו, מכיוון שהם עשויים להיות מוגבלים.
