נכון לעכשיו, כאשר לרבים מהמפעלים הרוסים יש שותפים עסקיים בחו"ל, חילופי המשלחות הפכו לנורמה. זה עוזר להכיר את ההפקה במקום, להכיר אישית את מי שאיתו אתה צריך לעבוד, להעריך את המצב ולפתור במהירות סוגיות עסקיות. בפגישה עם המשלחת יש לקחת בחשבון כמה סוגיות ארגוניות.
מדריך הוראות
1
בשלב ההכנה, יש לדון בגודל המשלחת, תוך התחשבות בעובדה שסוגיות העבודה נפתרות מהר יותר, כך היא קטנה יותר. בנוסף, בחר את ההרכב של המשתתפים מצידך, כך שמספרם זהה לזה של אלה שתפגוש. דנו באיזו שפה המשא ומתן יתקיים והכינו מתורגמן גם אם האורחים יבואו בעצמם.
2
למדו על הסוגיות שחבר משלחת כזה או אחר מוסמך לפתור, שכן הכפיפות נצפית בקפדנות רבה במערב. כשאתם פונים אל אחד האורחים, עליכם להיות בטוחים כי יש לו את הזכות למסור מידע על תפקידו.
3
דונו מראש בנושאים אותם יהיה צורך לטפל והכינו את כל החומרים העשויים להידרש. דונו באילו מסמכים ייחתמו לאחר המשא ומתן. מסכים למצב החזקתם - כמה הם יתחילו, כמה זמן הם יימשכו ומתי יהיו הפסקות.
4
אם בראש המשלחת עומד אדם מספיק משמעותי, שלח את ההזמנה בהקדם האפשרי כדי להדגיש כבוד ולהגדיל את הסבירות שהביקור יתקיים ולאותו אדם לא יתקיימו פגישות אחרות לזמן זה.
5
הכינו חדר ישיבות נפרד ונוח, וספקו לכל משתתף בפגישה מקום נוח. הכינו מלאי של שתייה קלה, קפה, עוגיות ודאגו למנות יפות. אל תשכח לשים מאפרות, אם לא אכפת לך, כך שבמהלך הפגישה הנוכחים יוכלו להאיר.
6
מסכים אם יהיה צורך לרשום משא ומתן, יש לתת הסכמה על ידי שני הצדדים. בתנאי שהאורחים ישבו מול הדלתות, טכניקה פסיכולוגית זו תאפשר להם להרגיש רגועים יותר. וודאו כי במהלך הפגישה אינכם מוסחים משיחות טלפון.
ז
עדיף שילדה נחמדה וחייכנית להיפגש עם משלחת ולקחת אותה למקום המשא ומתן. היא יכולה לחכות לאורחים בלובי הבניין בו יתקיימו המשא ומתן. כאשר האורחים מגיעים למקום, יש צורך להציג מייד את שתי המשלחות זו לזו, כך שמי שרוצה לשבת אחד ליד השני יוכל לעשות זאת.
