בעת יצירת קשר עם ארגונים מסוימים משתמשים במכתבים בטופס סטנדרטי. במקרים כאלה, תבניות מכתב מונפקות על פי בקשה. אם אין צורה מפותחת, המכתב נכתב בשום צורה, תוך התחשבות בכמה ניואנסים.
מדריך הוראות
1
צרו כותרת למכתב.
אתה יכול לציין את המידע הבא - מיקום ושם הנמען, מיקום ושם השולח, ארגון השולח, מספר טלפון ליצירת קשר של השולח. אם השולח נמצא בעיר אחרת, באפשרותך לציין את כתובת התפוצה המלאה. הכותרת ממוקמת בדרך כלל בצד ימין של הדף.
2
קבע את מהות המכתב והסר את ההערות הנדרשות.
נסה לנסח את הרעיון המרכזי בשניים או שלושה משפטים. ואז הגיבו עליו וכתבו ביתר פירוט, במידת הצורך. במכתבים עסקיים רצוי לפרסם עובדות, נתונים, ללא רגשות. במכתבים שיש להם נגיעה אישית, יש לשקף חוויות אישיות.
3
ציין את התאריך וחתום על המכתב.
במידת הצורך, הסבירו את סמכותכם שעל בסיסה נכתב המכתב. בסיס כזה יכול להיות ייפוי כוח.
4
על גיליון נפרד, הניחו גרפים, טבלאות, דמויות הסבר.
אל תצפו מהנמען לבקש מידע נוסף. יתכן שלא תהיה לך הזדמנות שנייה לטפל בנושא חשוב. לכן, בצורה תמציתית, תנו את כל הניואנסים הדרושים.
5
לפני השליחה, הקפד לקרוא את המכתב בקול רם כדי שמישהו יקשיב לו. שאל את העוזר כיצד הוא הבין את מהות המכתב. אם דבריו אינם חופפים למטרת המסר שלך, הגיוני לנסח את המכתב בצורה אחרת, מכיוון שהנמען אולי גם לא מבין את החשוב ביותר, מנקודת מבטך.
שימו לב
אם המכתב מכיל מידע חשוב עם פרק זמן מוגבל, הגיוני לפני השליחה להתקשר לנמען וליידע על הגעתו הקרובה של המכתב. כדי למנוע את המצב כאשר הנמען נמצא בחופשה או בחופשת מחלה, ואתה יום אחרי יום בחושך, מדוע אין תגובה.
עצות שימושיות
מדפסות מודרניות מאפשרות לך להדפיס את הכתובת ישירות על המעטפה. המכתב ייראה מסודר ומוצק.
