אם הארגון שלך מוגדר או ממונה כאחראי על קיום ועידה מדעית, זו לא רק תפקיד מכובד, אלא גם עבודה ארגונית נהדרת, בה יש צורך לקחת בחשבון את כל הדברים הקטנים.
מדריך הוראות
1
צרו ועידה מארגנת לכנס, אשר הרכב שלה נקבע לפי הזמנה. ייעד יו"ר להוביל ולתיאום חברי הוועדה. הגדירו את מועדי הוועידה ואת משך הוועדה. השתקף לפי הסדר כיצד ישולם שכרם של העובדים שהם חבריו. שלחו הודעה על הכנס ובנספח ציינו את הדרישות לדיווחים, נפחי התקצירים והמועד האחרון להגשתם.
2
החליטו על מקורות המימון, יתכן שמדובר במימון ממוקד מהתקציב, שימשוך חסות וכספים של משתתפי הכנס עצמם.
3
שלח הזמנות לכל המשתתפים בכנס והתכנית המתוכננת. החליטו על מספר המשתתפים והדוברים המעוניינים לחלוק עמיתים את ההתפתחויות המדעיות שלהם ואת תוצאות המחקר. שאל את המשתתפים אם אתה צריך להזמין הזמנות במלון ולהזמין את ההזמנה.
4
יש לארגן עם בית הדפוס לפרסום תקצירים כחוברת נפרדת, ובמידת הצורך, להזמין תוכנית של האירוע שתפיץ למשתתפים, תגים עם שמותיהם, ראשי התיבות ושם הארגון.
5
בהתאם למספר המשתתפים, קבעו את קיבולת האולם הדרוש לכם ושכרו חדר מיוחד שמצויד לאירועים מסוג זה. חשבו על איזה ציוד שיהיה צורך לצייד אותו בנוסף, בדקו את הזמינות של המספר הנדרש של שקעי מחשב, מסכי הקרנה וכו’. חשבו על העבודה של מזנון בו משתתפים בפגישות יכולים לשתות כוס קפה ולנשנש בהפסקות.
6
חשוב על תוכנית הכנס, אם יש צורך, חלק אותה לחלקים. שקול היכן ניתן יהיה לקיים ישיבות של חלקים כאלה. קחו בחשבון בתוכנית את נאומיהם של אורחי הכנס, מארגני המשתתפים. הזמינו נייר מכתבים למשתתפי הכנס - תגים, מחברות ועטים הם סטנדרטיים.
ז
צרו חבילות של מסמכים, חומרי קידום מכירות ומכשירי כתיבה שיוצגו למשתתפי הכנס יחד עם תגים.
