בחברה המודרנית, כאשר כל דקת זמן מוערכת, שיחות טלפון הפכו לצורת התקשורת הנפוצה ביותר בקרב אנשים. בעזרת תקשורת טלפונית, חברים וקרובי משפחה, קרובי משפחה וחברים מתקשרים, מתנהלים משא ומתן עסקי. איך לדבר בטלפון?
הכללים הבסיסיים שכדאי להקפיד עליהם כשמדברים בטלפון צריכים להיות זהים עבור כל העובדים:
- ענה על כל השיחות הנכנסות.
- הרם את הטלפון מיד לאחר השיחה, מבלי להכריח את הלקוח לחייג למספר שעות.
- כשאתם עונים לשיחה, אל תשכחו לומר את מילות הברכה, קראו לארגון והציגו את עצמכם.
- אם המתקשר אינו מציג את עצמו, ברר בנימוס את השם והפטרנמיות של הביטוי: "איך אוכל ליצור איתך קשר?"
- אתה צריך לדבר בטלפון נכון, לנסות לא לאפשר ביטויים בשיחה: "מה אתה צריך", "אף אחד לא", "אני לא יודע שום דבר." זה מערער את יוקרתו של המוסד וגורם ליחס דו-משמעי כלפי העובדים, וגורם להם לפקפק ביכולתם המקצועית.
- צפו בהיגוי, באינטונציה ובקצב הדיבור שלכם, מנסה לגרום למתקשר להבין אתכם היטב.
- אם קו טלפון שני מופעל במהלך שיחת טלפון, עליך להתנצל בפני המנוי הראשון, להרים את הטלפון ולהודיע למנוי השני שאתה עסוק. הקפידו לשאול אותו אם הוא יחכה או שתתקשרו אליו אחר כך. רק לאחר מכן המשך השיחה עם המנוי הראשון.
- אם המתקשר שואל עובד שנעדר כרגע, הקפד להתנצל ולציין את השעה בה הוא יהיה במקום העבודה.
- הקשיבו למנוי היטב, נסו לא להפריע או להתווכח איתו. זו הדרך הטובה ביותר לקבל את המידע הדרוש מהאדם האחר.
- בסיום השיחה, תודה על ביצוע השיחה.
כשאתה מנהל שיחות טלפון עם חברים וקרובים, יש דקויות. אל תשכח את כללי הצורה הטובה. לפני השיחה עצמה, פסיכולוגים ממליצים לעשות משפט מבוא אחד או שניים, ורק אז להמשיך בשיחה. שאל חבר אם יש לו זמן פנוי לשיחת טלפון. על פי הנימוסים, מי שהתקשר צריך להפסיק את השיחה.
אם תעקוב אחר ההמלצות הפשוטות הללו, שיחות טלפון יהיו עבורך דרך נהדרת לתקשר עם אנשים רבים.
